Một số tính năng hay của Foxit Reader có thể bạn chưa biết

Foxit Reader là một chương trình xem file PDF miễn phí được nhiều người ưa chuộng vì ưu điểm gọn nhẹ, chạy ít tốn tài nguyên hệ thống so với người đàn anh Adobe Acrobat, nhưng vẫn có đầy đủ tính năng cơ bản của một trình đọc PDF. Chương trình rất dễ sử dụng, tương thích với hệ điều hành Windows 2000/XP/Server 2003/Vista/7. Từ những phiên bản đầu tiên chỉ có khả năng “đọc” các file PDF, phiên bản Foxit Reader mới nhất 4.3.1.0323 đã có thêm nhiều tính năng hữu ích. Bạn có thể tải về Foxit Reader 4.3.1.0323 tại địa chỉ http://www.foxitsoftware.com/downloads/ (dung lượng 7,6 MB). Nếu muốn sử dụng bản portable bạn tải tại http://tinyurl.com/yf9ptrz.

1. Chèn hình ảnh vào trong nội dung tài liệu PDF

Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu muốn chèn hình ảnh để minh họa cho một nội dung nào đó, bạn có thể sử dụng công cụ Image trong Foxit Reader. Để thực hiện, hãy truy cập vào menu Edit > Add Image hoặc bấm vào biểu tượng Image Tool trên thanh công cụ. Biểu tượng con trỏ chuột bây giờ sẽ chuyển thành hình chữ thập, bạn bấm giữ trái chuột sau đó quét xác định kích thước và vị trí khung hình chữ nhật sẽ dùng để chứa ảnh. Trong hộp thoại Add Image xuất hiện sau đó, bấm nút Browse để chọn ảnh mà bạn muốn chèn và bấm nút Open. Cũng trong hộp thoại Add Image bạn có thể bấm nút Advanced để thiết lập các tùy chọn nâng cao đối với ảnh cần chèn, cuối cùng bấm OK để hoàn tất. Trong trường hợp không muốn sử dụng ảnh đã chèn nữa, bạn hãy chọn công cụ Annotation Selection (Tools >Annotation Selection Tool), chọn ảnh cần xóa và bấm phím Delete hoặc bấm phải chuột chọn Delete.

Lưu ý: mọi thao tác chèn ảnh cần được lưu lại bằng lệnh File > Save.

2. Thêm nội dung video / audio vào trong tập tin PDF

Không chỉ là một chương trình xem tập tin tài liệu PDF, Foxit Reader còn hỗ trợ việc trình diễn các nội dung đa phương tiện. Cụ thể, chương trình hỗ trợ việc chèn các định dạng video như avi, wmv, mov, qt,  mpg, mpeg…, hoặc các định dạng audio như midi, wav, mp3… Việc thêm video / audio vào tập tin PDF cũng dễ dàng và tương tự như chèn một ảnh vào trong tập tin PDF.

Để thêm video / audio, bạn hãy chọn Edit > Add Movie hoặc bấm vào biểu tượng Movie Tool trên thanh công cụ. Tiếp tục, bấm và giữ nút trái chuột, chọn khu vực trong trang nơi mà bạn muốn thêm các tập tin video / audio. Hộp thoại Add MultiMedia xuất hiện, bạn sẽ thấy một số tùy chọn như: Location (bấm nút Browse sau đó chọn tập tin mà bạn muốn thêm), Content Type (loại tập tin đa phương tiện mà bạn muốn chèn, mặc định được chọn tự động, nhưng bạn có thể chọn lại nếu muốn), Embed content in document – tùy chọn này nếu được bật sẽ nhúng tập tin vào thẳng trong fi le PDF, làm gia tăng dung lượng tập tin PDF. Nó là tùy chọn được bật mặc định, trong trường hợp bạn không chọn, Foxit Reader chỉ tạo một liên kết đến tập tin cần chèn và do đó sẽ không play được các nội dung video / audio đã thêm khi mở tập tin PDF trên một máy tính khác (không còn fi le gốc), Show Player (có hiển thị trình player khi phát nội video / audio hay không). Hoàn thành các thiết lập xong, bạn bấm OK để chèn. Để xem nội dung đa phương tiện, hãy chọn Tools > Hand Tool, sau đó bấm vào khung chứa mà bạn đã thiết lập trước đó. Nếu hộp thoại Security Block xuất hiện ngăn không cho xem, bạn hãy vào Tools > Preferences > Trust Manager, bỏ dấu chọn trước tùy chọn Enable Safe Reading Mode. Tiếp tục, bấm chọn lại khung chứa và hộp thoại Multimedia Content sẽ xuất hiện, bấm nút Play và thưởng thức.

Cũng tương tự như xóa ảnh, nếu bạn muốn xóa video / audio đã thêm, bạn hãy chọn công cụ Annotation Selection (mũi tên màu vàng), chọn video / audio cần xóa sau đó bấm phím Delete hoặc bấm phải chuột chọn Delete.

Lưu ý: mọi thao tác thêm video / audio cần được lưu lại bằng lệnh File > Save.

3. Đính kèm một tập tin khác vào trong tập tin PDF

Đây là một tính năng khá hay nhưng đa số người dùng ít biết đến. Bạn có thể dễ dàng đưa một tập tin khác vào trong một tập tin PDF. Khi di duyển tập tin PDF này đi bất kỳ đâu thì tập tin đính kèm cũng đi theo nó. Để thực hiện, bạn hãy truy cập vào Edit > Attach a File hoặc bấm vào nút Attach trên thanh công cụ. Trong hộp thoại Open xuất hiện, chọn tập tin muốn đính kèm và bấm nút Open, cuối cùng chọn File > Save để lưu tập tin PDF. Để làm việc với các tập tin đính kèm, bạn hãy quan sát thanh Attachments panel, trong trường hợp nó chưa xuất hiện, hãy chọn View > Navigation Panels > Attachment.

Thanh Attachments panel sẽ giúp bạn thực hiện một số thao tác với tập tin đính kèm như: Open (mở tập tin đính kèm mà bạn đã chọn), Save (lưu trữ tập tin đính kèm của bạn thành một tập tin mới), Add (thêm một tập tin đính kèm vào tập tin PDF hiện có), Delete (xóa tập tin đính kèm), Edit Description (thay đổi mô tả cho tập tin đính kèm), Settings (thay đổi các thiết lập bảo mật khi bạn mở một tập tin đính kèm).

4. Thử nghiệm các đoạn mã JavaScript

Để kích hoạt tính năng này, bạn hãy chọn Forms > JavaScript Console. Trong hộp thoại JavaScript Console xuất hiện, hãy gõ đoạn mã JavaScript vào vùng soạn thảo. Để chạy, bạn bấm nút Run, trong trường hợp đoạn mã JavaScript có lỗi thì nó cũng có thông báo lỗi cho bạn biết để sửa chữa.

5. Xem tập tin PDF dưới chế độ văn bản đơn giản

Với Foxit Text Viewer, bạn có thể xem nội dung tập tin PDF dưới chế độ văn bản đơn giản. Trong chế độ này, hình ảnh, bảng biểu sẽ bị loại bỏ giúp bạn có thể xem nội dung một cách dễ dàng hơn, giống như trong Notepad vậy.

Để chuyển sang chế độ Text View, bạn truy cập menu View > Text Viewer (phím tắt Alt-9), hoặc bấm vào biểu tượng hình cặp mắt kính trên thanh công cụ. Bạn cũng có thể thiết lập các tùy chọn nâng cao trong chế độ xem Text View bằng cách bấm chuột phải vào vùng văn bản bất kỳ, sau đó chọn Settings.

(Theo Làm Bạn Với Máy Tính – KHPT)

Tạo e-book: Những thủ thuật định dạng

Ai cũng có thể tạo một cuốn sách điện tử (e-book) từ những tài liệu sẵn có, nhưng để e-book có định dạng tốt và đọc được trên nhiều loại thiết bị, cách làm sẽ có phần phức tạp hơn.

Sau nhiều năm chịu phận “chầu rìa”, sách điện tử (e-book) cuối cùng cũng đã bắt đầu bước vào thời kỳ “đe dọa” sách in đóng bìa. Người đọc bình thường, cũng như người chuyên đọc sách đang ngày càng quen đọc trên các thiết bị như Kindle, các loại smartphone, iPad hay MTXT. Các thiết bị này ngày càng được ưa chuộng trong giới kinh doanh và kỹ thuật. Thí dụ, bộ phận nhân sự có thể phát cho nhân viên những cẩm nang kỹ thuật số, và các nhân viên CNTT có thể “đút túi” các tài liệu tham khảo tương đương 800 trang giấy về các ngôn ngữ lập trình hay các hệ điều hành được ưa chuộng mà không phải mang vác nặng nề như sách in.

Một trong những đặc điểm hấp dẫn nhất của quá trình này là bạn không cần phải là một nhà xuất bản chuyên nghiệp để làm ra một e-book có định dạng tốt và hữu ích. Hầu như ai cũng có thể lấy một bản thảo có sẵn, như cẩm nang kỹ thuật, sách trắng (white paper) của công ty, hay ngay cả tiểu sử cá nhân, để chuyển đổi nó thành e-book.

Nhưng bạn cần nhiều thứ hơn là chỉ một bản tài liệu. Bạn sẽ cần phần mềm thích hợp và cách thực hiện, vì để tạo ra một e-book hơi phức tạp hơn bạn tưởng. Có rất nhiều định dạng e-book, các cách chuyển đổi tài liệu nguồn sang một trong những định dạng đích, chúng có thể làm quy trình chuyển đổi không dễ thực hiện.

Trong bài này, tác giả cố gắng làm sáng tỏ vấn đề bằng cách xem xét quy trình tạo e-book từ đầu đến cuối, từ lúc định dạng tài liệu nguồn cho đến lúc ra thành phẩm. Bài viết sẽ bàn về định dạng nguồn và đích, các vấn đề bạn có thể sẽ gặp phải và giới thiệu vài phần mềm hữu dụng.

Các thủ thuật tạo e-book

Tạo e-book có thể là một quy trình khó khăn, thường không có một lối định sẵn từ tài liệu gốc đến thành phẩm. Khó nói trước bạn có thể cần phải làm gì hay không cần làm gì, để đảm bảo một quá trình nào đó có kết quả chính xác. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu quy trình chuyển đổi, có nhiều cách để làm mọi việc suôn sẻ.

Hãy bắt đầu với một tài liệu đầu vào rõ ràng nhất có thể. Không nên có phần cách điệu hóa, định dạng nào hay các yếu tố nào mà bạn không muốn xuất hiện trong thành phẩm. Nếu có yếu tố nào mà định dạng đích không hỗ trợ, chúng có thể được tự động loại bỏ, nhưng đôi khi các yếu tố này cũng có thể được chuyển đổi thành thứ mà bạn không muốn có. Không có chọn lựa nào khác, bạn chỉ cần tự mình “làm sạch” bản gốc, nhưng bạn cũng có thể phải soạn thảo quy trình làm sạch tài liệu tùy theo định dạng bạn dùng để tạo tài liệu gốc.

Hãy cân nhắc xem bạn có thể dùng HTML làm định dạng mục tiêu trung gian trong mọi trường hợp. Vì đa số định dạng e-book đều xoay quanh một dạng HTML nào đó, tốt hơn là bạn nên lấy HTML làm định dạng chuẩn để trước hết xuất tài liệu từ chương trình mà bạn đã dùng để biên tập tài liệu. Việc này giúp giảm thiểu khối lượng xử lý mà chính chương trình chuyển đổi phải thực hiện. Hơn nữa, nếu bạn cần phải tự tay biên tập để tập tin này được xử lý đúng cách, HTML là một định dạng thuận tiện cho bạn làm việc này. Bạn không có phương tiện nào khác ngoài trình soạn thảo văn bản gốc (plain-text editor), để tiếp cận trực tiếp mã nguồn.

Hãy thử kết quả trên nhiều thiết bị. Bạn nên có càng nhiều thiết bị đọc càng tốt, nếu không, bạn hãy liên lạc với những người có các thiết bị đọc khác nhau và xin ý kiến phản hồi của họ. Thí dụ, ứng dụng Kindle cho máy tính để bàn có những tính năng mà chính thiết bị chuyên dụng không có (thí dụ, tính năng xử lý ký tự non-Western), nên ứng dụng này giúp bạn biết khi nào xảy ra các vấn đề như thế.

Chuẩn bị chuyển đổi lại nếu cần. Bạn phải kiểm tra nhiều lần một e-book để đảm bảo mọi thứ đều được chuyển đổi đúng cách. Có khả năng là tài liệu không được chuyển đổi đúng cách và bạn sẽ phải bắt đầu lại và phải tự mình chỉnh sửa nhiều thứ. Dưới một khía cạnh nào đó, đây là một lý do khác để bạn dùng HTML làm định dạng trung gian, vì nhiều chỉnh sửa có thể phần nào được tự động hóa. Hãy ghi chú yếu tố nào bị lỗi để sau này bạn không vấp lại.

Định dạng nguồn

Việc tạo e-book nào cũng bắt đầu với một tài liệu nguồn: đó là một bản thảo bạn đã soạn hay do người khác cung cấp cho bạn. Ngay lúc này đã có vấn đề rồi, vì ngay cả một tài liệu “sạch” cũng có thể gây ra khó khăn trong việc chuyển đổi. Mục tiêu của bạn là phải đảm bảo việc định dạng tài liệu phải còn nguyên vẹn.

Có thể hầu hết các tài liệu được sử dụng làm nguồn để tạo e-book sẽ phải được chuyển đổi 2 lần: lần đầu là chuyển sang một định dạng mà phần mềm chuyển đổi có thể sử dụng, và lần 2 là chuyển sang định dạng e-book thật sự. Đôi khi bạn có thể giảm thành một bước, nhưng tốt hơn hết nên xem như bạn phải cần 2 bước để thực hiện hoàn toàn việc chuyển đổi.

Sau đây là danh sách các định dạng bạn có thể dùng:

HTML (HyperText Markup Language)

Định dạng này đã được nói đến ở phần trên, nhưng cũng cần lặp lại. Nếu bạn cần một định dạng chuẩn thì HTML là định dạng bạn cần. Lý do là định dạng này rất phổ biến; hầu hết chương trình xử lý văn bản nào cũng có thể tạo hay đọc được HTML. Nó cũng hỗ trợ nhiều tính năng mà e-book sẽ sử dụng, như tính năng siêu liên kết (hyperlink), kiểm soát phông chữ, tiêu đề, hình ảnh…

Sẽ khó khăn nếu bạn không sử dụng HTML lúc bắt đầu. Nếu bạn đang đối chiếu các bài viết từ một trang blog hay trang wiki và kết hợp chúng lại thành một e-book, bạn sẽ không bị vất vả nhiều. Nhưng nếu bạn bắt đầu với một tài liệu có định dạng DOC hay DOCX của Microsoft Word hay ODF (OpenDocument Format), tốt hơn hết bạn nên xuất tài liệu này trực tiếp từ ứng dụng nguồn sang HTML (Người dùng Word nên lưu tài liệu theo tùy chọn “Web Page, Filtered HTML”, theo đó, hầu hết các yếu tố không cần thiết do Word tạo ra được loại bỏ).

Xuất chuyển tài liệu sang định dạng HTML từ chương trình nguồn giúp giữ lại các định dạng cốt yếu nhất và thường giữ lại được chương, đoạn của tài liệu: các tiêu đề của dàn bài được chuyển đổi thành các thẻ (tag) H1 / H2 / H3 mà hầu hết các chương trình chuyển đổi có thể nhận dạng chính xác. Có vài chương trình cũng có thể tự tạo được bảng mục lục từ các thẻ này. Tuy nhiên, sử dụng Word để tạo bảng mục lục TOC (Table Of Contents) trước khi dùng chương trình chuyển đổi tài liệu thành e-book cũng có kết quả tốt, vì Word thường có nhiều tùy chọn định dạng hơn.

DOC hay DOCX của Microsoft Word

Bản thảo gốc thường có định dạng của Microsoft Word. Word là định dạng độc quyền sở hữu, nhưng hầu hết các thiết bị đều có thể đọc hay soạn thảo tài liệu Word. Và định dạng này được thiết bị hỗ trợ cho hầu hết mọi thứ như công thức, phân chương, chú thích cuối trang, hay chỉ mục cuối sách; nói cách khác, bất kỳ yếu tố nào có trong một e-book.

Tuy nhiên, tài liệu Word nên được xem là khởi điểm dùng làm định dạng chuyển đổi trung gian, giống như HTML, hơn là một định dạng dùng để trực tiếp chuyển đổi thành e-book. Thật vậy, hầu hết các chương trình chuyển đổi e-book không chấp nhận Word làm kiểu tài liệu nguồn. Các chương trình này có thể chấp nhận định dạng “anh em” của Word là RTF, nhưng đó đã là ít nhất một bước chuyển đổi từ tài liệu gốc và càng có khả năng là một vài tính năng sẽ có thể không được chấp nhận qua quy trình chuyển đổi. Thí dụ, RTF có hỗ trợ các tính năng như phân đoạn và chú thích cuối trang, nhưng chương trình tạo e-book Calibre có lúc không xử lý chính xác các tính năng này khi thử nghiệm.

OpenDocument (ODF)

OpenDocument (ODF) là định dạng được OpenOffice.org sử dụng (Microsoft Word cũng hỗ trợ ODF, dù đó không phải là định dạng mặc định cho Word, đó chỉ là một trong các định dạng mà Word đọc và soạn thảo được). OpenOffice thuộc công ty thứ ba cung cấp các định dạng, cho phép bạn xuất chuyển trực tiếp sang các định dạng Epub; cũng có một số các ứng dụng sử dụng độc lập, như ODFToEPub, có thể chuyển đổi trực tiếp. Nếu bạn đã có thói quen tạo tài liệu của bạn ở định dạng ODF, bạn có thể tạo một e-book hoàn chỉnh nhanh hơn một chút.

PDF (Portable Document Format)

Không thể không nhắc đến định dạng PDF của Adobe. Trước giờ, nó vẫn được sử dụng làm một định dạng e-book. Nhiều chương trình (như Word và OpenOffice.org) xuất chuyển trực tiếp sang PDF, có thể mở và đọc được trong nhiều ứng dụng. Trong thực tế, trước khi các thiết bị đọc sách điện tử chuyên dùng xâm nhập thị trường, phần lớn e-book là file PDF được thực hiện từ các bản sách in tương ứng.

Tuy nhiên, không nên cố dùng PDF làm định dạng nguồn. Vì được thiết kế để sao chép chính xác lại các trang in, một tài liệu dạng PDF cần được “dỡ” ra rồi kết hợp lại nếu nó được dùng làm định dạng nguồn cho một e-book có định dạng khác PDF. Chỉ nên dùng PDF làm định dạng nguồn cho các định dạng e-book khác nếu bạn không còn lựa chọn nào khác.

Định dạng đích

Có thể bạn sẽ không dùng một định dạng đích cho e-book của mình mà là nhiều định dạng. Nếu bạn muốn nhắm vào đối tượng người đọc sử dụng nhiều loại thiết bị khác nhau như Nook, Kindle hay iPad, cần hỗ trợ càng nhiều thiết bị càng tốt. Thí dụ, thiết bị Kindle không hỗ trợ các tập tin có định dạng Epub.

Sau đây là các định dạng đích e-book thường dùng nhất và đặc điểm của chúng.

Epub

Là một định dạng mở, không độc quyền sở hữu, dùng XHTML làm cơ sở cho định dạng tài liệu, Epub được hỗ trợ rộng rãi dùng làm định dạng đầu ra của các ứng dụng tạo e-book. Thí dụ như iTunes chỉ chấp nhận ePub làm định dạng nguồn. Thật vậy, rất thuận lợi khi tạo được một bản sao sản phẩm của bạn theo định dạng Epub bất kể bạn đang tính chuyển đổi sang các định dạng nào khác.

Epub có vài điểm bất lợi. Phương pháp định dạng của nó giả định văn bản sẽ được sắp xếp lại (reflowed) cho vừa với thiết bị, nên các sách đòi hỏi phải trung thực với trang theo kiểu PDF sẽ không hợp với định dạng Epub. Ngoài ra, nó cũng không hỗ trợ cho các phương trình trừ phi chèn các phương trình này dưới dạng hình ảnh. TeX hay MathML, 2 ngôn ngữ thường được dùng để trình bày tài liệu toán học, đều không được hỗ trợ. Epub không có phương pháp chuẩn để thể hiện hay chia sẻ các chú giải, đây cũng có thể là một điểm hạn chế khác cho người xuất bản giáo trình điện tử.

Vì lý do trên, định dạng này dùng tốt nhất cho văn bản “chay”, hay tài liệu mà kiểu định dạng sắp xếp lại không làm ảnh hưởng gì.

MOBI và Kindle

Một dạng khác của phiên bản ban đầu của Epub là MOBI (hay Mobipocket), được công ty cùng tên phát triển làm định dạng để sử dụng với phần mềm đọc e-book của họ, ban đầu được thiết kế cho các thiết bị trợ giúp kỹ thuật số cá nhân PDA (personal digital assistant) và sau này dùng cho smartphone. Sau khi Amazon mua lại công ty này, họ đã dùng MOBI làm cơ sở cho định dạng e-book riêng của thiết bị đọc sách Kindle. MOBI hỗ trợ quản lý bản quyền kỹ thuật số DRM (Digital Rights Management), nhưng các tài liệu MOBI không được mã hóa vẫn có thể đọc được trên Kindle mà không gặp vấn đề nào.

PDF

Định dạng PDF có thể đọc được trên hầu hết các thiết bị e-reader, gồm cả Kindle. Xuất chuyển sang định dạng PDF là cách tốt nhất khi bạn muốn giữ lại y hệt cách trình bày của trang, gồm cả hình ảnh, kiểu chữ…

Tuy nhiên, chính đặc điểm trên lại gây khó khăn cho PDF trong vài trường hợp như đã trình bày ở trên. Các định dạng e-book khác được thiết kế để dùng độc lập, không phụ thuộc vào độ phân giải của thiết bị, và các trang được sắp xếp lại khi hiển thị trên mỗi thiết bị khác nhau. Đây là một trong những lý do mà thiết bị Kindle lúc đầu không đánh số trang sách, vì cách đánh số trang cho một cuốn sách nào đó có thể thay đổi tùy theo loại thiết bị hay cỡ màn hình mà bạn sử dụng để đọc sách.

Ngược lại, PDF sao chép lại càng giống càng tốt cách định dạng của trang gốc, bất kể thiết bị đích có kích thước nào. Một văn bản PDF có kích thước trang 8,5×11” có thể đọc được trên màn hiển thị lớn, nhưng lại khó đọc trên thiết bị Kindle hay Nook. Một vài trình đọc PDF, như ứng dụng Acrobat Reader của chính Adobe, có thể sắp xếp lại trang một văn bản PDF cho vừa với cỡ màn hình bất kỳ nào đó – nhưng đây không phải là một tính năng lúc nào cũng có thể dùng được, và bạn không nên dựa vào tính năng này.

Nếu buộc phải dùng PDF, bạn nên xem nên xuất chuyển tài liệu của bạn theo cỡ trang khác để phù hợp người sử dụng e-reader có màn hình nhỏ. Việc này đòi hỏi bạn phải tìm hiểu xem cỡ trang nào là thích hợp nhất với các e-reader thông dụng.

Các yếu tố cần đưa vào

Bảng mục lục

Một e-book không được phân chương thích hợp sẽ rất khó điều hướng, lại càng khó với các thiết bị khi điều hướng đến một điểm nào đó trong sách. Thí dụ, thiết bị Kindle không có màn hình cảm ứng, nên việc tìm tới tìm lui trong một cuốn sách mà không có bảng mục lục sẽ rất khó chịu.

Thay đổi phông chữ

Đây là điều quan trọng nhất nếu bạn muốn tách vài yếu tố nào đó khỏi phần còn lại của văn bản, thí dụ một số mẫu chữ trình bày khác đi trong một phông đơn cách (phông monospace – mọi ký tự đều có độ rộng bằng nhau). Đây không phải là vấn đề định dạng mà là vấn đề chuyển đổi, vì phông bạn chọn có thể đôi khi bị loại hoàn toàn trong quy trình chuyển đổi, hoặc không được hỗ trợ trên vài thiết bị.

Bạn nên thử dùng ít nhất 2 kiểu phông khác nhau trong tài liệu của bạn: một phông chính tiêu chuẩn và một phông đơn cách, để xem các kiểu font này đọc được hay không trên các thiết bị khác nhau và trong cách định dạng sách khác nhau. Đôi khi lệnh khai báo phông (font declaration) không áp dụng được: thí dụ, với Kindle, bạn cần phải dùng thẻ <pre> HTML trong e-book để hiển thị được văn bản bằng phông đơn cách.

Hình ảnh minh họa

Đây có thể là vấn đề quan trọng cho vài loại sách. Bạn cần xem hình ảnh có được chuyển đổi chính xác không tùy theo chương trình đang sử dụng. Xuất chuyển sang HTML làm bước trung gian có thể giúp bạn ở khâu này, vì các tham chiếu hình ảnh trong HTML đều được thực hiện khá nhất quán trong suốt quy trình chuyển đổi.

Chú thích cuối trang

Chú thích cuối trang thường được chuyển đổi thành siêu liên kết (superlink) trong e-book, nhưng cũng có nguy cơ bị biến mất nếu quy trình chuyển đổi không biết cách thực hiện chính xác. Đây là một lý do khác để bạn nên xuất chuyển sang HTML trước. Nếu chú thích cuối trang và chú thích cuối bài chuyển đổi thành các yếu tố siêu liên kết đúng cách trong bước đó, thì chúng có thể truy xuất được trong thành phẩm.

Ký hiệu phát âm

Vài ngôn ngữ, thí dụ như tiếng Nhật, sử dụng cái gọi là “ruby markup”. Đó là phần chú giải xuất hiện cạnh văn bản, để cho biết cách phát âm của từ nào đó. HTML hỗ trợ ruby markup, nhưng điều này không có nghĩa là nó sẽ luôn luôn hiển thị chính xác trong e-book đã được chuyển đổi.

Bạn có thể gặp một số các vấn đề lạ khác. Thí dụ, nếu bạn có một tài liệu trong đó các tiêu đề dàn bài (thường để chỉ các chương) được tự động đánh số, thì cách đánh số này không phải lúc nào cũng được giữ lại trong quy trình chuyển đổi. Chẳng hạn, một tài liệu đã được tự động thêm “Chương _:” vào đầu mỗi chương, nhưng khi chuyển đổi thành e-book, phép tự động đánh số này không còn nữa.

Ứng dụng chuyển đổi

Các phần mềm tạo nội dung, như phần mềm xử lý văn bản hay bộ phần mềm xuất bản, chỉ là công cụ khởi đầu để thêm định dạng e-book vào danh sách các dạng xuất khả dụng. Bạn sẽ luôn phải dùng một loại ứng dụng độc lập để thực hiện việc chuyển đổi cuối cùng.

Bạn có thể nghe nói đến vài công cụ được thiết kế chuyên dùng và không phải là các tiện ích chuyển đổi thông thường. Những người tạo e-book cho Kindle chẳng hạn, phải sử dụng một công cụ riêng của Amazon gọi là KindleGen để tạo một tập tin tương thích với Kindle từ đầu vào ở dạng HTML hay Epub.

Sau đây là 4 trong số các ứng dụng chuyển đổi nổi tiếng. Ngoài ra, còn nhiều ứng dụng khác nữa. Khi đối chiếu cách xử lý và khả năng của các ứng dụng này, rõ ràng là chúng ta còn lâu nữa mới có được một bộ phần mềm xuyên suốt duy nhất phù hợp với nhu cầu người dùng.

Adobe InDesign CS5.5

InDesign thường được xem là một bộ phần mềm xuất bản toàn diện dành cho máy tính để bàn, nhưng trong vài phiên bản gần đây nhất, đặc biệt là trong phiên bản sắp ra mắt 5.5, bộ phần mềm này được định vị chủ yếu là một nền tảng để tạo đầu ra cho nhiều đích khác nhau.

Phần mềm này hiện nay có các tùy chọn xuất chuyển cho định dạng Epub. InDesign chấp nhận nhiều định dạng tài liệu nhập vào, và có thể ánh xạ thông tin kiểu dáng văn bản từ tài liệu nguồn đến bất kỳ định nghĩa kiểu dáng nào mà bạn đã thiết lập trong InDesign. Một tiện ích nhúng từ Amazon cũng cho phép bạn xuất chuyển trực tiếp từ InDesign sang định dạng Kindle.

InDesign có 2 hạn chế lớn. Một là phạm vi và quy mô của chương trình. Vì nó là một giải pháp xuất bản toàn diện, nên đòi hỏi nhiều công sức hơn để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh, chứ không phải là một tiện ích chuyển đổi đơn giản. Hai là giá quá cao, ngoài tầm với của người dùng không muốn đầu tư nhiều tiền như thế, dù phiên bản dùng thử 30 ngày có thể thuyết phục chương trình đáng mua hay sẽ làm bạn hết thấy có nhu cầu.

Adobe InDesign CS5 của Adobe Systems Inc.
Giá: 699 USD (~14,7 triệu đồng)
Tương thích các HĐH Windows XP/Vista/7, Mac OS X 10.5.8/10.6

Calibre

Calibre, một ứng dụng nguồn mở và miễn phí, được tiếp thị như là một giải pháp quản lý e-book cá nhân nhiều hơn là một bộ phần mềm làm việc. Ứng dụng này có thể được sử dụng làm tiện ích chuyển đổi e-book, và là một ứng dụng mạnh mẽ, miễn là bạn hiểu được đầy đủ hết các tùy chọn. Vì thế, nó là ứng dụng tốt nhất để bạn bắt đầu, nhất là nếu bạn đang lọc các yếu tố của đầu ra cho nhiều định dạng e-book.

Điểm ưu việt của Calibre là nó hỗ trợ nhiều kiểu tài liệu đầu vào: phần mềm này có thể chấp nhận các định dạng ODR, RTF, Epub, MOBI, PDF và HTML. Calibre cũng có thể định dạng lại các tài liệu theo các nguyên tắc suy nghiệm (thí dụ, dàn trải văn bản thuần khi có quá nhiều dấu ngắt dòng), hay chèn dấu nhận biết giữa 2 chương (như một dấu ngắt dòng, từ “Chương” và sau đó là một con số) bằng cách xem xét cấu trúc văn bản.

Tuy nhiên, Calibre không hỗ trợ tài liệu DOC hay DOCX, nên tài liệu nào làm bằng Word phải trước hết được lưu bằng một định dạng khác. Lưu theo định dạng ODF hay HTML từ Word có vẻ là phương pháp tốt nhất để giữ lại cách định dạng và đặc điểm, gồm các yếu tố như định dạng đơn cách cho mẫu ký tự. Phần mềm cũng có thể chuyển đổi nhiều sách hay riêng từng sách.

Calibre của Kovid Goyal
Giá: miễn phí
Tương thích các HĐH Windows, Mac OS X, Linux

OpenOffice.org

OpenOffice.org tự nó không phải là một phần mềm chuyển đổi e-book. Đó là một bộ phần mềm văn phòng nguồn mở miễn phí. Do đó, có một số người đã cài đặt chương trình bổ sung cho OpenOffice.org để xuất chuyển sang các định dạng e-book từ bên trong chương trình.

Thí dụ, Writer2ePub xuất trực tiếp từ bên trong OpenOffice thành định dạng Epub; ODFToEpub có thể thực hiện chuyển đổi độc lập các tập tin ODF hay có thể dùng như một tiện ích nhúng trong OpenOffice.

OpenOffice.org cũng có một tính năng xuất chuyển PDF riêng mạnh mẽ, một tính năng có nhiều tùy chọn hơn tính năng xuất chuyển riêng trong Microsoft Word. Tính năng này hữu ích nếu bạn muốn dùng PDF làm kiểu tài liệu mục tiêu.

OpenOffice.org của Oracle
Giá: miễn phí
Tương thích các HĐH Windows, Mac OS X, Linux, Solaris

Sigil

Là một thí dụ khiêm tốn hơn về một phần mềm tạo e-book, Sigil vừa miễn phí vừa là nguồn mở. Ứng dụng này gần giống như một trình soạn thảo có thể xuất chuyển thành e-book (nó có một trình soạn thảo tài liệu tích hợp sẵn) hơn là một bộ phần mềm chuyển đổi cho các tài liệu có sẵn, nhưng nó cũng có các công cụ khác nhau để tách và ghép một e-book hoàn chỉnh (như một trình soạn thảo bảng mục lục).

Hạn chế chính của Sigil là cách nó xử lý việc nhập tài liệu nguồn. Nó chỉ chấp nhận HTML, văn bản thuần hay các tập tin Epub có sẵn làm tài liệu đầu vào, nên ứng dụng này sử dụng tốt nhất nếu bạn có thể xuất chuyển tài liệu gốc của bạn sang HTML theo cách mà nó có thể giữ lại tất cả các định dạng quan trọng nhất. Một phần mềm tương tự là Jutoh, chấp nhận các tập tin OPL và có các tùy chọn soạn thảo mạnh mẽ hơn một chút; và có giá 39 USD (~820.000 đồng).

Sigil của Strahinja Markovic
Giá: miễn phí
Tương thích các HĐH Windows XP/Vista/7, Mac OS X 10.5/10.6, Linux

Kết luận

Mức gia tăng ồ ạt nhu cầu e-book trong thời gian gần đây chưa kéo theo sự phát triển các sản phẩm hoàn chỉnh tạo e-book. Rõ ràng đang thiếu một sản phẩm ưu việt để có thể hướng dẫn người dùng qua suốt quy trình tạo sách và giúp họ kiểm tra kết quả. Với tất cả các định dạng sách khác nhau hiện có, tạo được một sản phẩm như thế sẽ có thể khó khăn hơn mọi người tưởng.

Có điều tốt là sự bùng nổ e-book đã phần nào giúp hợp nhất các định dạng. Kindle, Nook, và iTunes Bookstore (phục vụ cho cả iPhone và iPad), hiện nay nổi lên thành mục tiêu phổ biến nhất cho e-book.

Đã đến lúc cần phải có một sản phẩm có thể hướng dẫn bạn qua suốt quy trình. Tuy nhiên, tạm thời chúng ta sẽ phải thu xếp sử dụng các công cụ hiện có, và sử dụng chúng một cách cẩn thận.

Theo PCWorld VN

Những mẹo nhỏ làm chủ Microsoft Word 2007

Dù hiện có rất nhiều trình soạn thảo văn bản mới nhưng Microsoft Word vẫn là phần mềm phổ biến nhất. Ngoài những kỹ thuật căn bản, bạn đọc tham khảo một số mẹo nhỏ sau để có thể thật sự làm chủ công cụ soạn thảo đa năng này.

Cấu hình các tùy chọn dán

Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đó hoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho phù hợp với văn bản hiện có trên MS Word.

Để tùy biến được tính năng này, trong MS Word 2007, bạn click vào nút Office (góc trên bên trái) và chọn More Commands…, duyệt tới thẻ Advanced, trong vùng Cut, copy and paste, bạn hãy tích vào ô Show Paste Options buttons nếu muốn MS Word cung cấp các tùy chọn định dạng khi sao chép một đoạn văn bản, hoặc bỏ tích nếu không muốn hiện ra các tùy chọn này.

Trong bốn menu đổ xuống, bạn có thể chọn Keep Source Formating nếu muốn giữ định dạng gốc của đoạn văn bản bạn vừa sao chép, hoặc tự động thay đổi dịnh dạng cho phù hợp với văn bản hiện tại.

Thay đổi định dạng từ Justify sang full-justification

Khi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MS Word sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái và phải bằng cách tăng khoảng cách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làm này đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.

Để việc canh Justify được đẹp hơn, ta nên dùng tính năng full-justification. Bạn hãy nhấp vào nút Office, chọn More Commands…, sau đó nhấp vào Advanced, kéo xuống dưới cùng và click vào dấu “+” trước dòng chữ Layout Options, sau đó bạn tìm đến dòng Do Full Justification The Way WordPerfect 6.x For Windows Does, sau đó click OK để hoàn tất.

Tự động cách khoảng

Trong soạn thảo văn bản, người dùng thường dùng phím space hoặc canh Tab để đẩy dòng đầu tiên của một đoạn văn bản lùi vào so với các dòng còn lại gọi là cách khoảng đầu dòng (còn có một dạng cách khoảng khác ít dùng hơn đó là cách khoảng tất cả các dòng trừ dòng đầu tiên).

Nhược điểm của cách làm trên là đôi khi các khoảng cách không được đều nhau. Nếu bạn muốn MS Word tự động cách khoảng với một khoảng trống định sẵn, bạn hãy dùng tính năng indentation. Đầu tiên bạn bôi đen vùng văn bản cần thao tác, sau đó vào thẻ Home, click chọn vào mũi tên (góc dưới bên phải) của vùng công cụ Paragraph.

Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn First line (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặc chọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên.

Đánh số trang

Việc đánh số trang không còn xa lạ gì với phần lớn người dùng MS Word, thế nhưng có một vấn đề đó là một số văn bản không yêu cầu đánh số trang ở những trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Bạn cần phải chỉnh lại tính năng đánh số để phù hợp với yêu cầu này.

Đầu tiên bạn vào Page layout, sau đó click chọn vào mũi tên nằm ở góc dưới bên phải của khung Page Setup, chọn thẻ Page layout và tích vào ô Different first page.

Sao lưu thanh công cụ Quick Access

Thanh truy cập nhanh (Quick Access) như đã nói ở trên đó là môt menu chứa những lệnh thường dùng. Nếu bạn đã mất nhiều thời gian để tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access, hãy sao lưu lại phòng khi cài lại hệ điều hành bạn không phải làm lại thanh công cụ này. Hoặc đơn giản là bạn có thể mang thanh công cụ đã tạo trên máy tính của bạn sang máy tính của cơ quan có cài đặt MS Word 2007.

Trong Window XP, bạn vào đường dẫn C: \ Documents and Settings \ [tên máy tính hoặc người dùng] Settings \ Local \ Application Data \ Microsoft \ Office, trong Window Vista và Window 7 bạn vào đường dẫn C: \ Users \ [tên máy tính hoặc người dùng] \ AppData \ Local \ Microsoft \ Office. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một tập tin tên Word.qat, bạn có thể copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tính khác.

Hủy bỏ định dạng

Tổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc định là Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp dụng style, bạn hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định (thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).

Điều chỉnh khoảng cách các chữ cái trên tiêu đề

Vì lý do thẩm mỹ, tiêu đề thường chỉ nằm trên một dòng duy nhất mà không kéo dài sang dòng thứ hai. Với những tiêu đề quá dài, bạn phải co chữ lại bằng cách vào thẻ Home, click vào mũi tên bên dưới góc phải của khung Font, chọn Character Spacing và “gia giảm” tỉ lệ này sao cho hợp lý nhất.

So sánh các văn bản

So sánh hai văn bản

Có nhiều lý do dẫn đến nhu cầu so sánh giữa hai văn bản, MS Word cung cấp các tùy chọn để mở hai file văn bản cạnh nhau cho mục đích này (và nó là chức năng của chính MS Word chứ không phải Aero Snap của Window 7).

Để dùng tính năng này, đầu tiên bạn phải mở hai tập tin văn bản bằng MS Word, sau đó click vào thẻ View, trong khung Window bạn chọn View Side by Side. Bạn cũng có thể chọn thêm Synchronous Scrolling để khi bạn cuộn chuột, thanh cuộn của cả hai văn bản sẽ cùng trượt theo giúp việc so sánh được thuận tiện hơn.

Di chuyển nhiều đối tượng bằng Spike

Khi soạn thảo, động tác cắt, dán là những thao tác thường dùng nhất. Thế nhưng bộ nhớ đệm thường chỉ nhớ được một đối tượng văn bản. Trong MS Word 2007 có một tính năng ít được biết đến, tính năng này giúp bộ nhớ đệm nhớ được nhiều đối tượng văn bản và bạn có thể lựa chọn một trong các đối tượng văn bản đó để dán vào văn bản hiện hành.

Đầu tiên bạn chọn một đối tượng văn bản cần di chuyển và nhấn Ctrl+F3 (bạn có thể lặp lại thao tác này cho các đối tượng cần di chuyển khác để thêm nó vào danh sách của Spike). Sau đó bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F3 để gọi lại danh sách này và dán nó vào vị trí mong muốn.

Cách làm này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thao tác cắt dán thông thường khi bạn muốn di chuyển nhiều đối tượng văn bản cùng một lúc.

Theo Techrada, Tuổi Trẻ

Thủ thuật mới cho Word

Bạn sẽ dễ dàng di chuyển đoạn văn bản trong Word bằng bàn phím, bổ sung bộ điền từ tự động hay chỉ đơn giản là gỡ bỏ siêu liên kết trong nội dung cắt dán.

Bạn thường xuyên làm việc với tài liệu Word, hãy cùng chuyên mục Làm thế nào? thử nghiệm 3 thủ thuật mới mà qua đó giúp bạn xử lý văn bản nhanh và thoải mái hơn.

Di chuyển văn bản với bàn phím

Thay vì phải liên tục sử dụng các phím mũi tên lên/xuống, phím End hay Home để xác định đoạn văn bản cần sao chép (sau đó ấn thêm tổ hợp phím <Ctrl>-C), bạn hãy thử dùng tổ hợp phím <Alt>-<Shift>-<mũi tên lên> hay <Alt>-<Shift>-<mũi tên xuống>. Khi bạn để trỏ chuột trong 1 đoạn văn bản, và sau đó ấn tổ hợp phím kể trên, đoạn văn bản tương ứng sẽ được di chuyển lên hay xuống (tùy bạn ấn phím mũi tên lên hay xuống).

Điền từ ngẫu nhiên

Bạn muốn điền kín vài đoạn văn bản vào một tài liệu Word. Rất đơn giản, trong MS Word 2003 và cả MS Word 2007, bạn điền dòng “=random()” vào văn bản. Ngay lập tức, bạn sẽ nhìn thấy 3 đoạn văn bản có nội dung như “The quick brown fox…..” (với Word 2003) hay 3 đoạn văn bản với nội dung bất kỳ (với Word 2007). Riêng với Word 2007, bạn bổ sung thêm dòng “=lorem()”.

Hình 1: Bạn có thể bổ sung các đoạn văn bản vô nghĩa đề làm đầy tài liệu

Bạn có thể lặp lại nhiều lần các dòng lệnh trên để có đủ số lượng văn bản “vô nghĩa” mong muốn.

Nếu đã thực hiện các thao tác trên nhưng tính văn điền văn bản tự động vẫn chưa hoạt động thì bạn phải thực hiện vài chỉnh sửa với cài đặt Word đồng thời kích hoạt 1 tùy chọn. Trong MS Word 2007, bạn làm như sau:

1. Nhấn nút Office, sau đó nhấn Word Options.Proofing.AutoCorrect Options.<

2. Đánh dấu chọn mục Replace text as you type.

Gỡ bỏ siêu liên kết

Bạn thường chép các đoạn văn bản, hình ảnh, nội dung email hay các nội dung online khác xuống tài liệu Word; tuy nhiên bên cạnh thông tin cần thiết, bạn cảm thấy phiền toán bởi các liên kết đến trang web hay địa chỉ email.

Để khắc phục hiện tượng này, bạn chọn Edit.Paste Special.Unformatted Text thay vì ấn phím tắt <Ctrl>-V như thông thường.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn nhấn phải chuột lên từng khoản mục, sau đó chọn Remove Hyperlink từ trình đơn ngữ cảnh. Tuy nhiên, sẽ mất thời gian nếu có nhiều khoản mục cần làm sạch liên kết.

Tuy nhiên, có một cách vừa nhanh vừa đơn giản để bạn cùng lúc gỡ bỏ mọi liên kết. Trước tiên, bạn chọn toàn bộ văn bản (nhấn Edit. Select All), sau đó ấn tổ hợp phím <Ctrl>-<Shift>-F9.

Nguồn tạp chí Thế Giới Vi Tính (PCWorld.com.vn)

“Thổi hồn” vào tài liệu Office 2010

Để công việc không còn tẻ nhạt, các thủ thuật đơn giản sau đây có thể “biến” các hình ảnh và văn bản bình thường trở nên hấp dẫn, lôi cuốn.

Dù công việc thuộc loại nhàm chán, nhưng các tài liệu của bạn có thể sẽ rất quyến rũ. Phiên bản mới nhất của Microsoft Office giúp việc tạo các tài liệu hấp dẫn trở nên dễ dàng hơn, nhờ một số công cụ “đánh bóng” văn bản, hiển thị hình ảnh và nhúng video mới. (tổng quan về bộ Office 2010, bạn tham khảo find.pcworld.com/70269).

Bạn không cần phải chuyên nghiệp về đồ họa để khai thác các ưu điểm của những tính năng này, và các lệnh Undo, Live Preview của Office 2010 cho phép bạn xem, hủy bỏ dễ dàng các thao tác, mẫu thiết kế mà bạn không thích. Hãy thử 9 tính năng dễ dùng này để bổ sung thêm sự hấp dẫn cho mọi tài liệu của mình. Lưu ý, bạn phải lưu các tập tin theo định dạng của Office XML như .docx hoặc .xlsx, thì các tính năng này mới có thể hoạt động.

Vui với font chữ

Hình 1: Nút Text Effects cho phép áp dụng các hiệu ứng WordArt vào chữ mà không cần chuyển thành dạng đồ họa.

Áp dụng Text Effects vào tài liệu (Word, PowerPoint, Excel): Trong Office 2007, Microsoft đã giới thiệu WordArt, một công cụ cho phép người dùng tạo chữ có các font chữ được trang trí bằng những hiệu ứng như phản xạ sáng, màu sắc rực rỡ và các loại đường viền. Tuy nhiên, chữ WordArt thực chất là một loại hình ảnh, không phải là kiểu chữ thông thường mà ta soạn thảo. Font group của Office 2010 (họ hàng với Hometab) có thêm một nút Text Effects cho phép bạn áp dụng các hiệu ứng WordArt vào văn bản mà không chuyển đổi thành dạng đồ họa. Bạn còn có thể biên tập chữ WordArt này, thực hiện kiểm tra chính tả, thay đổi font chữ dạng gạch dưới, và thực hiện mọi việc khác mà bạn có thể làm đối với kiểu chữ thông thường.

Nếu các hiệu ứng không xuất hiện đầy dủ trong thư viện Text Effects, nhấn chuột lên góc dưới cùng bên phải của nhóm Font để làm xuất hiện hộp thoại Font, và sau đó nhấn chuột nút Text Effects ở dưới cùng.

Tính năng WordArt trong Word và các ứng dụng Office khác vẫn xuất hiện trong thẻ Insert. Khi nhấn nút WordArt, xuất hiện một hộp văn bản mà mọi thứ bạn gõ trong đó sẽ hỗ trợ Text Effects. Các hiệu ứng WordArt đều giống nhau trên cả PowerPoint 2010 lẫn trong Excel 2010.

Tạo chữ nghệ thuật theo cách riêng (Word, Publisher): Bạn có muốn tạo chữ có kiểu dáng giống chữ viết tay? Hãy nhấn chuột lên góc dưới cùng bên phải của nhóm Font; trong hộp thoại Font, chọn thẻ Advanced để truy cập các thiết lập khoảng trống giữa các ký tự, các dấu nối, và các nhóm kiểu dáng,… nhằm tạo font nghệ thuật.

Theo mặc định, có sẵn 20 bộ font nghệ thuật, nhưng không phải tất cả các font Open Type đều có kiểu khác nhau, và một số font thay đổi rất ít khi bạn chọn dùng. Dựa vào kinh nghiệm để tìm ra kiểu font nào tốt nhất. Microsoft khuyên thử dùng các font nghệ thuật mới như Gabriola hay Calibri, Cambria, Constantia hay Corbel – bốn font này đã có trong các phiên bản Word cũ. Một số tính năng OpenType trong Word 2010 cũng có trong Publisher 2010.

Các thủ thuật thực hiện nhanh

Hình 2: Các công cụ biên tập hình trong Office 2010 cho phép thực hiện các xử lý thông thường như chỉnh độ tương phản, độ sắc nét.

Cắt và chỉnh ảnh nhanh (Word, Excel, Powerpoint, Outlook): Với các công cụ biên tập hình ảnh cực mạnh của Office 2010, có thể bạn không cần phải xử lý hình ảnh trên ứng dụng của hãng thứ ba trước khi đưa chúng vào tài liệu. Đặt con trỏ vào nơi mà hình sẽ di chuyển đến, rồi nhấn chuột lên thẻ Insert và nút Picture trong nhóm các Illustrations. Bây giờ hãy duyệt đến hình ảnh mà bạn muốn dùng, nhấn chuột lên nó, rồi nhấn Insert. Thủ tục này sẽ đặt hình ảnh vào trong tài liệu và kích hoạt dải băng (ribbon) Picture Tool, để cho phép bạn dùng thử các hiệu ứng thông qua Live Preview (rê chuột trên hiệu ứng để biết nó trông như thế nào).

Nhấn nút Correction để thay đổi độ sáng và độ sắc nét. Nhấn nút Cropping để cắt hình, nhấn một điểm và quét vùng mà bạn muốn cắt; ngoài ra, bạn có thể xác định kích cỡ hoặc hình dạng cụ thể. Cuối cùng, bạn nhấn nút Remove Background để tạo một mảnh cắt chủ đề chính trong bức hình; nếu công cụ này không cắt chính xác mép bức hình, bạn có thể dùng các nút trong dải băng hiện ra để thêm hoặc bớt các vùng.

Thử dùng hiệu ứng nghệ thuật (Word, Excel, PowerPoint, Outlook): Bạn quá mệt mỏi với các bức hình kiểu mảnh vườn có kích thước thay đổi? Để thử trải nghiệm với các hiệu ứng làm cho chúng có vẻ như tô vẽ, nhấn nút Artistic Effects trong dải băng Picture Tools và dừng lại trên bất kỳ hiệu ứng nào. (Chuẩn bị chờ vài giây để duyệt qua một số hiệu ứng). Để thử mức độ sâu và trong suốt, bạn chọn một hiệu ứng và nhấn chuột Artistic Effects Options ở dưới cùng của thư viện xem trước.

Chèn ảnh chụp màn hình (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote): Trong Office 2010 bạn có thể chèn một ảnh chụp màn hình của bất kỳ cửa sổ đang mở mà không cần thu nhỏ nào trên máy desktop của mình chỉ bằng hai động tác nhấn chuột. Trong thẻ Insert, bạn nhấn chuột nút Screenshot trong nhóm Illustrations để mở một cửa sổ pop-up hiển thị tất cả các cửa sổ đang mở. Chỉ cần nhấn chuột lên cửa sổ bạn muốn, và ảnh chụp màn hình đó sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn, sẵn sàng cho việc biên tập bằng Picture Tools.

Bạn có thể chèn vào ngay cả một phần của màn hình. Thu nhỏ ứng dụng Office và phóng to màn hình mà bạn muốn dùng. Sau đó phóng to ứng dụng Office rồi nhấn Screenshot trong nhóm Illustrations trong thẻ Insert – nhưng lần này nhấn Screen Clipping ở phía dưới cửa sổ pop-up. Bạn sẽ nhìn thấy màn hình desktop, trừ phi nó bị làm mờ; dùng con trỏ để chọn khu vực cần chụp, và màn hình desktop sẽ xuất hiện trong tài liệu.

Các công cụ video mới dùng cho PowerPoint

Hình 3: Nút Remove Background của Office 2010 sẽ tự động tạo vùng cắt chủ đề chính trong một bức hình.

Nếu bạn đã từng dùng đoạn video trong một bài thuyết trình PowerPoint và đoạn video biến mất khi bạn chạy bài thuyết trình trên máy tính khác, bạn sẽ không còn thất vọng vì điều đó nếu dùng công cụ video mới của PowerPoint 2010. Mặc định, bất kỳ tập tin video cục bộ sẽ được nhúng vào bài thuyết trình, vì vậy bạn không phải bận tâm đến việc nhồi nhét thêm các tập tin khác vào tập tin .pptx của mình.

Nén khi cần: Dĩ nhiên, video nhúng có thể làm tăng kích thước tập tin PowerPoint. Để tránh rắc rối này, hãy nén tập tin video để giảm nhỏ kích thước của chúng. Nhấn thẻ File để truy cập vào Backstage View trong bài thuyết trình của bạn; theo mặc định, bạn sẽ nhìn thấy trang Info, với phần “Media size and Performance” ở phía trên ngay giữa.

Nhấn nút Compress Media để nhìn thấy các lựa chọn cho việc giảm nhỏ kích thước tập tin (và chất lượng video). Bạn cần chiếu lại tập tin đã nén; nếu bạn cảm thấy chất lượng đoạn phim giảm sút nhiều, hãy nén lại với kích thước tập tin lớn hơn.

Chạy Web Video dễ dàng: Nếu video mà bạn muốn dùng nằm trên Website, Powerpoint 2010 có thể chạy video đó dễ dàng – nếu bạn chạy bài thuyết trình trên máy tính PC kết nối Internet. Sao chéo mã nhúng từ trang đó, mở thẻ Insert trên tải băng, và nhấn nút video trong nhóm Media. Sau đó nhấn Video from Website trong trình đơn pop-up, và dán mã nhúng vào. (Tính năng này kông dùng được trên Office 64 bit, vì Adobe không có phiên bản Flash 64 bit hỗ trợ chạy video).

Biên tập video bên trong PowerPoint: Các công cụ biên tập video đã được tích hợp sẵn vào trong PowerPoint 2010 cho phép bạn làm việc trên các đoạn phim bên trong ứng dụng.

Khi chèn một đoạn phim vào trong slide, hai thẻ dải băng Video Tool mới – Format và Playback – sẽ xuất hiện. Format có các công cụ dùng để điều chỉnh độ sáng và độ tương phản, cho hiển thị video vào bên trong các hình dáng hình học như ngôi sao, hình tròn, và dùng để tạo các hiệu ứng khung như bề cạnh mềm, màu sắc rực rỡ, và các góc xiên.

Hình 4: Bạn có thể nhúng, nén và chỉnh sửa các đoạn phim – cũng như chạy video Web – bằng các công cụ mới có trong PowerPoint 2010.

Bên dưới thẻ Playback, bạn có thể cắt đoạn phim (nó hoạt động trên một bản sao của tập tin – bản gốc vẫn giữ nguyên không bị thay đổi), bổ sung các thẻ đánh dấu sao cho có thể bắt đầu chạy đoạn phim ở bất kỳ chỗ nào, chèn thêm các fade-in và fade-out (làm đoạn phim xuất hiện hoặc biến mất từ từ hay nhanh), và xác định chỗ nào lặp lại hay quay lại từ đầu.

Thực hiện chuyển tiếp cảnh và hiệu ứng chuyển động (animation) nhanh: Trong PowerPoint 2010, Transitions có thẻ riêng; thẻ này làm cho việc khám phá, dùng thử, áp dụng chuyển cảnh dễ dàng. Live Preview cũng áp dụng ở đây: Để xem một Live Preview, hãy di chuyển đến một chuyển cảnh bất kỳ nào đó.

Cái mới trong animation là Animation Painter, cho phép bạn sao chép nhanh một animation rồi sau đó áp dụng nó cho các đối tượng trong các slide khác.

Nguồn Bùi Xuân Toại – Tạp chí PCWorld VN (Pcworld.com.vn)